7 důvodů, proč je video konference důležitým nástrojem pro schůze

Proč komunikujeme přes video konferenční systémy? Je to proto, že dokáží nabídnout vizuální podněty, které vidíme pouze při osobní konverzaci? Možná je to kvůli výhodě, že si povídáte s někým na druhém konci světa, aniž byste museli cestovat? Ať už je to jakkoli, tak vidíme obrovský nárůst v používání komunikace na dálku v pracovním procesu.

V tomto návodu se s vámi podělíme o 7 klíčových výhod video konferencí, které mají obrovský dopad na vaše obchodní vztahy a celkovou produktivitu práce. Věříme, že vám tento návod pomůže zjistit, proč je zapojení videa tak důležité pro efektivní komunikaci a může být dobrým doplňkem pro vaši organizaci.

Video konferenční systém usnadňuje pořádání porad, do kterých se může zapojit celý tým. Schopnost zajájit rozhovor s více stranami nezávisle na tom, kde se právě nacházejí, je skvělým způsobem, jak dát nesourodé týmy dohromady a navázet hlubší spojení.

Důvěra se lépe buduje při video konferenci než při zvukovém hovoru. Když se s někým setkáte tváří v tvář, vidíte jak se směje a reagujete na jeho řeč těla tak se s ním seznámíte mnohem hlouběji. Můžete se vám ulevit, když vidíte, jak druhá strana reaguje, takže cítíte interakci a konverzace je mnohem méně afektovaná. Stručně řečeno, video konference dají obličeji (a hlasu) jméno.

Lidé si mnohem lépe pamatují vizuální informace než zvukové informace. Studie ukázaly, že pouze 7% komunikace je verbální (tj. obsah vašich slov), zatímco tón vašeho hlasu tvoří 38% a neverbální podněty tvoří až 55%. Díky video konferenci můžete vidět druhou stranu a odpozorovat její řeč těla, gesta, výrazy obličeje a mnoho dalšího.

Obohacení konferenčního hovoru o video může také pomoci zvýšit produktivitu. Tento lidský způsob konverzace může účastníkům zabránit v rozptylování, které by mohlo nastat při obyčejném zvukovém hovoru, stejně jako při kontrole e-mailů. Protože přijde na řadu normální etika a budete nuceni udržovat oční kontakt s druhou stranou, tak se soustředíte více na konverzaci a budete se cítit lépe sladěni s oakmžitými potřebami druhé strany.

Dostat váš tým osobně dohromady může organizaci přinést velké výdaje. Pořádání osobních konferencí může vyžadovat letenky, ubytování a různé další náklady. Odvádí to zaměstnance také na určitý čas od jejich každodenní činnosti. Video konference umožňuje týmům spojit se snadno a tak často, jak potřebují. Díky dnešním technologiím se můžete při video konferenci cítit stejně přirozeně jako při osobní komunikaci.

Nejmodernější video konferenční systémy nabízejí další možnosti a funkce, které obyčejná telefonní konference nemůže nabídnout. Sdílení snímků, hlasování a živá spolupráce na dokumentu jsou jen některé běžné nástroje, které poskytuje video konferenční software. Tyto přídavky přispívají k přirozenější konverzaci a poskytují účastníkům další možnosti zapojení.

Jak jsme již zmínili, video konference dokáží ušetřit spoustu času, který byste museli normálně strávit přípravou schůzek a cestováním. Díky flexibilitě a jednoduchosti video konferencí můžete pořádat improvizované schůzky a porady okamžitě, jakmile se obě strany přihlásí ke svému konferenčnímu softwaru. To vám umožní dostat se přímo k věci bez obvyklých formalit, které zabírají obvykle prvních 10-15 minut času před naplánovanou “oficiální“ konferencí. Jakmile jsou všichni na jedné vlně, tak se můžete místo plýtvání časem soustředit na sdílení nápadů a řešení problémů.